文書自動仕分け

文書自動仕分け（Doc Type Classification）とは

「文書自動仕分け」とは、AIを活用して帳票や契約書、請求書などのドキュメントを種類ごとに自動で分類する仕組みを指します。別名「帳票仕分け」「Doc Type Classification」とも呼ばれ、特にバックオフィスや経理部門を中心に活用が広がっています。OCRやIDP（Intelligent Document Processing）と組み合わせることで、紙やPDFから抽出した情報を正しく判別し、適切なフォルダやワークフローに振り分けることが可能になります。これにより、従来は人手に頼っていた仕分け作業を効率化でき、RPAなどの自動処理とも連携しやすいのが特徴です。

文書自動仕分けの導入メリット

文書自動仕分けを導入することで、以下のような効果が期待できます。

• 業務効率化：日常的に発生する大量の文書を人手で確認する必要がなくなり、処理時間を大幅に短縮

• 処理精度の向上：AIが過去データを学習して分類するため、誤分類を防止しやすい

• コスト削減：単純作業にかかっていた人件費を削減でき、より付加価値の高い業務にリソースを振り分け可能

• コンプライアンス強化：仕分けルールをシステムに組み込むことで、ヒューマンエラーによる情報管理ミスを防止

単なる省力化にとどまらず、全社的な業務プロセス改善にもつながるのが大きな魅力です。

KPIとして注視すべき指標

導入効果を定量的に評価するには、以下のKPIを設定・測定することが重要です。

これらを継続的にモニタリングすることで、システムの精度向上や業務改善の進捗を把握できます。

導入時に考慮すべきポイント

文書自動仕分けを安定運用するためには、以下の点に留意する必要があります。

• 学習データの準備：正しい仕分けを学習させる教師データが不足していると、精度に影響が出やすい

• 例外処理フロー：AIが判定できない場合に備えて、人間による確認プロセスを必ず設計する

• セキュリティ管理：契約書や請求書などには機密情報が含まれるため、暗号化やアクセス権限の設定が必須

• システム連携：仕分け後の承認、基幹システムへの入力、保管までを自動化することで効果を最大化できる

こうした運用面を整備することで、単なる自動化にとどまらず、業務全体の信頼性と生産性を高めることが可能です。