ドキュメント仕分け

ドキュメント仕分けルーティングとは

「ドキュメント仕分けルーティング（Doc Routing）」とは、受け取った契約書・申請書・請求書などの文書をAIが自動判別し、適切な部署や担当者へ振り分ける仕組みを指します。従来は人間が目視で確認して仕分けを行っていましたが、AIとOCR（光学文字認識）、IDP（Intelligent Document Processing）を組み合わせることで、紙やPDFから情報を抽出し、種類や内容に応じて自動ルーティングが可能になっています。これにより、大量の書類が日々発生するバックオフィス業務やカスタマーサポートにおいて、大幅な効率化が実現します。

ドキュメント仕分けルーティングの導入メリット

AIを活用したドキュメント仕分けには、以下のような導入効果があります。

• 処理遅延の防止：自動的に正しい担当へ振り分けられるため、対応漏れや停滞が発生しにくい。

• 誤送信の削減：宛先の判定をAIが担うことで、人為的な誤配送やミスを防止。

• ナレッジ共有の効率化：文書が自動で分類されるため、必要な情報を迅速に検索・活用できる。

• コスト削減：人手による仕分け工数が削減され、全体の運用コストを圧縮。

これらは単なる事務処理の効率化にとどまらず、情報管理の正確性を高め、組織全体の業務品質を改善します。

KPIとして注視すべき指標

効果測定のためには、以下のKPIを設定することが有効です。

これらを定期的に計測することで、精度改善や運用フロー最適化につなげられます。

導入時に考慮すべきポイント

スムーズに定着させるためには、以下の点を押さえておく必要があります。

• データ分類ルールの設計：業務で扱う書類の種類や優先度を明確化し、AIに正しく学習させる。

• 例外ルートの整備：AIが誤判定や判断不能となった場合、人間が確認・修正できる仕組みを設ける。

• セキュリティ管理：個人情報や機密データを含む文書を扱うため、アクセス制御や暗号化が必須。

• 既存システムとの連携：ワークフローシステムやRPAと接続し、ルーティング後の処理まで自動化する。

こうした体制を整えることで、単なる自動化にとどまらず、信頼性とガバナンスを備えた文書処理基盤を構築できます。